A tecnologia tem sido grande aliada na gestão financeira das
micro e pequenas empresas: contas a pagar e a receber, notas fiscais e boletos
para emitir, verificar quem pagou, cobrar os inadimplentes, controlar o fluxo
de caixa e capital de giro são atividades que não precisam ser controladas
apenas em planilhas ou no famoso "caderninho".
"O pequeno empresário geralmente acumula muitas
funções, cuida da produção, compras, vendas e acaba não tendo controle do seu
financeiro. Em um momento de crise, a empresa começa a se endividar e pode
acabar fechando as portas", comenta Cláudio Piomonte, diretor do
YpControl, startup paraibana especializada em tecnologia para gestão de
finanças de pequenas empresas.
O especialista recomenda utilizar um sistema de gestão com
foco na eficiência financeira de micro e pequenos negócios, de preferência que
faça integração com serviços bancários como conciliação com extrato e cartão de
crédito e cobrança com emissão de boletos com régua recorrência, além de
possibilidade de emitir notas fiscais, tudo no mesmo lugar.
"Com o uso da tecnologia é possível visualizar
informações como contas a pagar e a receber, inadimplência, fluxo de caixa,
capital de giro, emitir boletos e notas fiscais e gerenciar os contratos. Basta
alimentar o sistema com as informações e tudo fica mais profissional e
organizado, facilitando a vida do empresário e do contador," exemplifica
Cláudio Piomonte.
Ferramenta permite integração com sistemas bancários e de
emissão de notas fiscais:
Cobrança - é o serviço de boleto que compõe o sistema
financeiro com integração com Sicredi, Unicred, CEF, Itaú, Banco Inter,
Bradesco e Sicoob. A cobrança permite uma automação feita pela Régua de
Recorrência que gera os boletos conforme a programação do usuário. "A
régua se encarrega, também, de enviar os boletos, lembretes de vencimento e
mensagens de agradecimento, no caso da quitação em dia, e cobrança se o boleto
não tiver sido pago na data correta. O usuário pode programar a latência desses
envios", comenta Cláudio Piomonte, diretor do sistema YpControl.
Conciliação Bancária - confirma e audita o lançamento
financeiro feito no sistema. O usuário também tem a possibilidade de pesquisar
o lançamento pela descrição ou cliente no momento da conciliação. Isso facilita
o trabalho de quem tem muitos lançamentos na mesma data e valores iguais de
clientes diferentes.
Conciliação com cartão de crédito e débito – a conciliação
com cartão de crédito e débito permite ao gestor identificar quanto já foi
antecipado e quanto falta a receber da adquirente, pois quando se trabalha com
cartão de crédito e há uma grande movimentação de vendas, fica complexa a
gestão dos recebíveis pois há parcelas, adiantamentos junto ao adquirente,
taxas, repasses, descontos.
Realizar a conciliação do cartão ajudará o gestor a
visualizar quanto já recebeu e ao que/a quem se refere a quantia recebida,
quanto pagou de taxa ao cartão (se está de acordo com o contrato) e quanto
ainda terá a receber de vendas realizadas em um determinado período. Com isso,
o gestor confere se os valores estão exatos e terá o poder de definir se
realmente precisa realizar a antecipação, evitando o pagamento da taxa de
antecipação à adquirente.
Notas fiscais - a possibilidade de emissão de NF-e para
produtos e NFS-e de serviços integradas
ao sistema e aos controles de fluxo de caixa, gestão de custos e de cobranças e
conciliação bancária, trazendo maior automação e segurança ao processo,
economizando tempo e evitando possíveis erros.
"Com a integração, ao emitir a nota fiscal pelo
sistema, já será possível gerar boleto de cobrança de forma automática. Além
disso, o valor do produto ou serviço entra no fluxo de caixa e na gestão de
contas a receber. E caso haja uma alteração na nota fiscal, a mudança também
ocorre automaticamente nesses controles financeiros", destaca o diretor do
YpControl.
Fechamento mensal - Os relatórios e todas as informações
estarão em um único lugar, inclusive, permitindo que os contadores tenham
acesso a todos os dados e documentos, através do Painel do Contador.
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